e-Fatura ve e-Arşiv otellerde nasıl zorunlu hale geldi?
GİB'in e-Fatura/e-Arşiv zorunluluğu otelleri de kapsıyor. Kurumsal misafire kesilen faturanın neden artık elle değil, entegrasyonla gitmesi gerektiğini anlatıyoruz.
Bir otel, kurumsal bir misafiriye ya da acenteye fatura kestiğinde, artık bunun kağıt üzerinde ya da PDF olarak e-postayla gitmesi yeterli değil. e-Fatura mükellefi olan bir alıcıya kesilen fatura, GİB'in sistemine e-Fatura olarak; mükellef değilse e-Arşiv olarak düşmesi gerekiyor. Bu bir tercih değil, yasal bir zorunluluk.
Sorun zorunluluğun kendisi değil, çoğu otelin bunu hâlâ iki ayrı adımda yapması: önce kendi programında faturayı hazırlamak, sonra aynı bilgileri bir e-Fatura panelinde ikinci kez girmek. İki ayrı sistem, iki ayrı veri girişi demek — ve ikisi arasında bir fark çıktığında (yanlış tutar, unutulan KDV oranı) sorumluluk otelde kalıyor.
VKN sorgusu neden tek başına önemli
Kurumsal bir faturada en sık yapılan hata, unvanın yanlış ya da eksik girilmesi. VKN'yi sisteme yazıp unvanın otomatik gelmesi, sadece zaman kazandırmıyor — aynı zamanda GİB'e giden faturanın alıcı bilgisiyle uyuşmama riskini de ortadan kaldırıyor. Bu, entegrasyonun gösterişli değil ama en çok işe yarayan kısmı.
e-Fatura ile e-Arşiv farkı otomatik yönetilmeli
Her misafir ya da kurum e-Fatura mükellefi değil. Sistem, alıcının mükellefiyet durumunu kendi kontrol edip hangi formatta göndereceğine kendi karar vermeli — resepsiyonun ya da muhasebenin bunu bilmesi beklenmemeli. Aksi halde her fatura kesiminde "bu acaba e-Fatura mı e-Arşiv mi" sorusu tekrar tekrar sorulur.
Satış ve alış faturası aynı ekranda olmalı
Otellerin çoğu, kestiği faturayı bir programda, tedarikçiden gelen alış faturasını Excel'de ya da ayrı bir muhasebe yazılımında takip ediyor. İkisi aynı panelde olduğunda, ay sonu mutabakatı saatler değil dakikalar sürüyor.